Aus der Praxis: Zeitmanagement

In Führung gehen mit Stefan Brandt

In Führung gehen mit Stefan Brandt

Aus der Praxis: Zeitmanagement

Heute beantworte ich ein paar Fragen von Frank, der mir auf meinen Podcast „Wie Sie Ihre Zeit managen“ geschrieben hat, wie er das Ganze auf seine Arbeitssituation herunterbrechen kann. Frank ist natürlich nicht sein richtiger Name. Er hat mir auf den Artikel „Wie Sie Ihre Zeit managen“ aus meiner Podcast-Reihe „Stress als Führungskraft“ hin geschrieben. Und zu diesem Beitrag hat er einige Fragen.

Aufschieben und Runterpriorisieren

Ich sage unter anderem im Podcast, dass es ein Problem ist, meine Zeit zu managen und alle Arbeiten bis zur letzten Minute aufschiebe. Also das Stichwort Prokrastination. Und Frank sagt, dass er mit diesem Punkt Schwierigkeiten habe: Zählt unter Aufschieben auch Runterpriorisieren? Aus meiner Sicht ist es verständlich und richtig, wenn man Dinge, die nicht höchste Priorität haben, so lange aufschiebt, bis der Termindruck sie in der Priorität nach oben spült. Mache ich da einen Denkfehler?

Ja, Frank, ich denke schon. Weil dann arbeitest du die ganze Zeit in einer Art Dringlichkeitsmodus und bist beständig unter Alarm und immer in einem gewissen Grundstress, weil du immer nur die Themen abarbeitest, die jetzt eben sofort an der Oberfläche sind und die dringend sind und wichtig erscheinen. Diese werden abgearbeitet. Aber es geht genauso darum, sich auch mal die Zeit zu nehmen für die Aufgaben, die nicht so dringend sind, aber dennoch wichtig. Also die du als Führungskraft machen musst und die kein anderer übernehmen kann. Diese Aufgaben musst du machen. Aber die sind eben nicht so dringend … Trotzdem ist es wichtig, darauf zu achten, diese im Alltag umzusetzen und ihnen den Zeitraum einzuräumen, den sie benötigen. Am besten setzt du auch noch einen Termin, bis wann sie zu erledigen sind. Ich habe zum Thema Eisenhower-Prinzipien mal einen guten Artikel geschrieben.

Aufgaben delegieren

Ein weiterer Punkt, den ich in dem Podcast genannt habe und auf den Frank sich bezieht, ist das Thema Delegation. Und dass man sich zu viel aufhalst und es nicht schafft oder nicht gewillt ist, einen Teil der Arbeitsbelastung Mitarbeitenden weiterzugeben. Also dass es einem schwerfällt, zu delegieren. Dazu schreibt Frank: Interessanter Punkt! Welche Idee haben Sie zu der These, dass es schwer ist, zu delegieren, wenn die entsprechende Person, an die man delegieren möchte, selbst unter Wasser steht? Kann man als gute Führungskraft in einem solchen Fall verantworten zu delegieren? Auf jeden Fall kann man verantworten mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter darüber zu sprechen, ob das möglich ist. So dass man vielleicht sagt: „Ich würde dir gerne diese Aufgabe übertragen. Geht das?“ Oder: „Bis wann geht das?“ Oder: „Wie geht das?“

Ob die Aufgabe tatsächlich weitergegeben werden kann, ist also die zweite Frage. Die erste lautet demnach, mir zu überlegen, das tatsächlich mal anzusprechen mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter und verhandeln. Dazu muss ich mir als Führungskraft darüber im Klaren sein: Will ich überhaupt delegieren? Bin ich bereit, zu delegieren? Oder stehe ich mir vielleicht selbst im Weg dabei durch meine eigenen Anforderungen an mich oder Gedanken oder sogar Ängste, die ich mir mache, so zum Thema Delegation. Auch das könnte man noch mal vertiefen.

Sich überschätzen, führt unweigerlich zu Stress

In dem Podcast habe ich auch noch als weiteren Punkt genannt, dass man unter Stress gerät, wenn man versucht, mehr abzubeißen als man kauen kann. Dann belaste ich mich nämlich selbst, indem ich mehr Arbeit übernehme, weil ich fälschlicherweise glaube, dass kriege ich noch irgendwie hin. Dazu schreibt Frank: Hier erkenne ich mich wieder. Viele Themen sind einfach so interessant und wenn man nicht dabei ist, dann verpasst man Infos. Schwierig, ich glaube, ich werde hier mehr hinschauen.

Das finde ich super! Das ist nämlich der Punkt, wie Sie sich selbst im Weg stehen, um endlich ein gutes Zeitmanagement hinzubekommen. Es ist nicht immer so, dass von außen die Dinge an uns herangetragen werden, sondern oft sind wir selbst. Wir haben da dann jemanden im Hinterkopf sitzen, der sagt, ach Mensch, das schaffst du jetzt auch noch!

Da wäre es gut im Laufe der Zeit eine weitere Stimme zu entwickeln, die sagt: Ja, ist interessant, da hast du jetzt aber trotzdem keine Zeit für! Sich selbst also ein bisschen einzubremsen. Frank schreibt weiter: Noch ein Gedanke, vieler meiner Zeitplanungen sind schlicht zu knapp. Ich glaube, eine Aufgabe in einer halben Stunde zu erledigen, benötige aber eine Stunde. Dann werden wieder auch die kürzesten Pausen geopfert und von Termin zu Termin gehetzt.

Genau, das ist natürlich auch ein Punkt, der bei der Zeitplanung zu berücksichtigen ist. Da gibt es eine gute Regel: die 60:40-Regel, die ich allen empfehle, die mal gefragt werden, wie lange sie für eine bestimmte Aufgabe benötigen. Dabei sollten Sie 60 % für die geplante Aufgabe einberechnen und 40 % freie Zeit für Unerwartetes zusätzlich mit einplanen. Wenn Sie dann trotzdem früher fertig sind, super! Da freuen sich alle. Mit den zusätzlichen 40 % sind Sie aber sicher in den meisten Fällen eher an der realistischen Zahl – denn Sie werden im Alltag immer unterbrochen durch Anrufe, Mitarbeitergespräche oder was auch immer. Wenn Sie auf Ihre Zeitangaben 40 % drauf packen, haben Sie eine gute Aussage sowohl für andere als auch für Ihre eigene Zeitplanung. Kalkulieren Sie diesen Zeitpuffer also immer mit ein!

Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Weiterhin in dem Podcast sage ich, nachdem Sie eine Antwort auf die oben genannten Fragen gefunden haben, werden sie leere unproduktive Zeiten erkennen und können Maßnahmen ergreifen, um die Zeitdiebe zu eliminieren und neue Gewohnheiten zu entwickeln. Jetzt schreibt Frank wieder: Mein Problem mit der Aussage ist, ich habe keine unproduktiven Zeiten! Sondern zu viele produktive Zeiten. Mein Problem ist also, nicht produktiver zu werden, sondern Dinge abzulehnen. Und das ist irgendwie der Punkt, der gegen mein Ehrgefühl und mein Wertesystem geht. Wenn man seinen Tag schon voll durchorganisiert, man den Anspruch hat, für seine Mitarbeitenden jederzeit gut erreichbar zu sein und trotzdem noch das Unternehmen weiterentwickeln möchte, irgendwann ist dann die Zeit zu Ende. Deshalb stört mich der Satz: „[…] dann werden Sie Ihre Zeit managen und nie mehr den Eindruck haben, Sie hätten zu wenig Zeit!“ Ich glaube, meine Zeit zu managen und habe trotzdem zu wenig Zeit! Oder sehe ich die Dinge falsch und unvollständig? Das kann natürlich durchaus sein …

Nein, also da will ich sagen, Frank, sehen Sie das nicht falsch oder unvollständig. Aber es macht noch einmal deutlich, dass Sie da Ihr eigener größter Hemmschuh sind. Weil Sie ja sagen, das geht gegen ein Wertesystem. Und da wäre es wirklich ganz gut, zu gucken, wie dieses Wertesystem aussieht. Es ist selbstverständlich eine Stärke, dieses Wertesystem zu haben, sodass man sagen kann, ich engagiere mich und habe den Anspruch, für alle da zu sein. Allerdings sollte man auch flexibel sein und sich sagen: „So, das ist jetzt aber eine Aufgabe, bei der ich mal nein sage!“ Oder: „Da kann ich mich jetzt nicht einbinden, dabei kann ich nicht mitmachen.“

Beides ist wichtig und gehört zusammen, wenn ich ein gutes Zeitmanagement machen möchte. Und ich finde, daran wird deutlich, was ich schon immer sage, nämlich dass reines Zeitmanagement nicht funktioniert. Wenn ich manchmal Zeitmanagement-Seminare gebe, dann heißen die eigentlich immer „Zeit- und Selbstmanagement“.

Zeitmanagement heißt, Gewohnheiten entwickeln

Das Thema Zeitmanagement ist das eine. Es gibt bestimmte Methoden, die ich anwenden kann, die auch alle kein großes Hexenwerk darstellen und ziemlich einfach umzusetzen sind. Das ist das Schöne daran. Das Umsetzen allerdings, braucht Selbstmanagement. Da muss ich mich selber kennen! Da sollte ich wissen, wo meine inneren Hemmschuhe sind, die mich davon abhalten, diese doch recht einfachen Methoden umzusetzen. Hier ist also der innere Schweinehund gefragt und es geht darum, Gewohnheiten zu entwickeln. Aus diesem Grund fällt mir mein Zeitmanagement manchmal auf die Füße. Und ich glaube, das hört sich bei Ihnen auch so an.

Weiter schreibt Frank: Zeitmanagement ist aus meiner Sicht nicht nur eine Frage der Effizienz und Effektivität. Sondern auch ein Umgang mit dem Aspekt die-Zeit-ist-endlich. Wir können noch so perfekt sein, alles werden wir nie erledigen können! Führungskräfte müssen auch loslassen können und akzeptieren, dass sie nicht mehr überall am Puls der Zeit sein können. Vielleicht gibt es ja auch Übungen, die Führungskräfte bei diesem Prozess unterstützen.

Genau! Das ist ja das, was ich auch betonen möchte: Sich diese eigene Begrenzung wirklich deutlich zu machen und das selber zu akzeptieren. Vielen fällt das nicht leicht. Deshalb würde ich Sie an dieser Stelle gerne in meinem Kurs „In 9 Wochen komplett entstresst“ einladen. Denn dort können Sie solche Dinge lernen. Es ist natürlich leicht gesagt, Dinge loslassen zu können. Aber wie gesagt, es geht darum, Gewohnheiten zu entwickeln. Und das geht nicht von heute auf morgen! Da begleitet Sie mein Kurs, der - wenn Sie gesetzlich krankenversichert sind - zudem kostenfrei für Sie ist. Sie würden die Kursteilnahme also nach Beendigung von Ihrer zuständigen Krankenkasse zurückerhalten. Es haben sich bereits reichlich Führungskräfte positiv zu diesem Kurs geäußert und seine Wirksamkeit gelobt. Wer also Interesse hat, hier geht’s zum Kurs. Das würde ich heute mal so stehen lassen. Mit der Erkenntnis, dass wir uns doch oftmals selber im Weg stehen und dass der erste Punkt für gutes Zeitmanagement eigentlich ein gutes Selbstmanagement ist. Denn ohne das eine funktioniert das andere nicht!

Viele Grüße aus Hamburg von Stefan Brandt